Алгоритм роботи з органами реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) в Україні

У процесі архівного пошуку часто ми стикаємося з тим, що не вистачає одного або кількох ключових документів по шуканому предку, а саме – свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені. Якщо мова йде про документи, створені після 1945 року*, необхідно звернутися до органів реєстрації актів цивільного стану (РАЦС). Як і будь-які державні структури, ця установа має свою специфіку.

 При зверненні до українських органів РАЦС слід пам’ятати:

• Ви можете робити запит на отримання документу лише у разі, якщо він стосується особисто Вас або вашого близького родича (батьки, діти, бабуся/дідусь і т.д.) Не можна отримати документ, до прикладу, на свою свекруху, свекра, тещу, тестя, двоюрідних сестер та ін.
• РАЦС видає витяги із актів цивільного стану або ж дублікати свідоцтв (повторні свідоцтва). Останні можна отримати лише у певних випадках. Витяг із актового запису є офіційним юридичним документом і являє собою довідку формату А4 з даними, виписаними з оригінального актового запису. Якщо говорити про генеалогічні дослідження, то тут слід зауважити, що витяг може містити значно більше даних, ніж свідоцтво.
• В Україні існує єдиний Державний реєстр актів цивільного стану громадян, який представляє собою базу, куди занесені всі зареєстровані на території держави акти з кінця 1940х років (актові записи до 1945 року слід шукати в обласних архівах та архіві міста Києва). Це полегшує процедуру пошуку, адже перевірити наявність шуканого актового запису можливо у будь-якому відділенні РАЦС за умови, що Ви є родичем особи, про яку шукаєте документ, або ж на Вас оформлене доручення від родичів.

До організаційних нюансів роботи органів РАЦС можна віднести те, що:

1. Звертатися потрібно лише особисто, тобто мова йде про очний візит – запити в РАЦС не надсилаються електронною чи звичайною поштою;
2. В умовах карантину періодично діє попередній запис у телефонному режимі, тому краще заздалегідь зателефонувати і уточнити цей момент;
3. РАЦСи в Україні працюють з вівторка по суботу включно. Вихідні дні – понеділок і неділя;
4. Перелік телефонів та адрес всіх відділів РАЦС можна знайти на сайті Міністерства юстиції;
5. Плануючи візит до РАЦСу, одразу підготуйте і візьміть із собою всі документи, що підтверджують Ваше право на отримання витягів і свідоцтв;
6. Отримання витягів і свідоцтв – платна послуга, у більшості відділень РАЦС є банківський термінал для оплати послуг карткою, тому бажано мати її при собі. Якщо картки немає, співробітник РАЦСу видає квитанцію з реквізитами для оплати в банку.

* Станом на 2022 рік в РАЦСах зберігаються документи з 1945-1946 рр. до наших днів, тобто ті, з моменту створення яких минуло менше 75 років. Якщо з моменту створення документів минуло більше 75 років, вони вже мають бути передані в архіви областей та архів міста Києва.