Алгоритм работы с органами регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) в Украине

В процессе архивного поиска мы часто сталкиваемся с тем, что не хватает одного или нескольких ключевых документов по искомому предку, а именно – свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти, смене имени. Если речь идет о документах, созданных после 1945 года*, следует обратится в органы регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС). Как и любые другие государственные учреждения, эта структура имеет свою специфику.

При обращении в украинские органы ЗАГС стоит помнить:

• Вы можете сделать запрос на получение документа только в случае, если он касается лично Вас или Вашего близкого родственника (родители, дети, дед/бабушка и т.д.). Нельзя получить документ, к примеру, на свою свекровь, свекра, тестя, тещу, так как это не Ваши родственники.
• ЗАГС выдает справки (вытяги) на основании актов гражданского состояния и дубликаты свидетельств (повторные свидетельства). Последние можно получить только в определенных случаях. Вытяг – это официальный юридический документ, представляющий собой справку формата А4 с данными, перенесенными из оригинальной актовой записи. Если говорить о генеалогических исследованиях, то здесь следует отметить, что вытяг может содержать значительно больше данных, чем свидетельство.
• В Украине существует единый Государственный реестр актов гражданского состояния, представляющий собой базу, в которую внесены все зарегистрированные на территории государства акты с конца 1940х годов (актовые записи до 1945 года нужно искать в областных архивах и архиве города Киева). Это облегчает процедуру поиска, так как проверить наличие искомой записи можно в любом отделении ЗАГС на территории Украины при условии, что Вы являетесь родственником лица, о котором ищете документ, или же на Вас оформлена доверенность от родственников этого лица.

К организационным особенностям работы органов ЗАГС можно отнести следующее:

1. Обращаться нужно только лично, то есть речь идет об очном визите – запросы в ЗАГС не отправляются по электронной или обычной почте;
2. В условиях карантина периодически действует предварительная запись в телефонном режиме, поэтому лучше предварительно позвонить и уточнить этот момент;
3. ЗАГСы в Украине работают со вторника по субботу включительно. Выходные дни – понедельник и воскресенье;
4. Перечень телефонов и адресов всех отделений ЗАГС Украины можно найти на сайте Министерства юстиции;
5. Собираясь в ЗАГС, подготовьте и возьмите с собой все документы, подтверждающие Ваше право на получение справок и свидетельств;
6. Получение справок и свидетельств – платная услуга, в большинстве отделений ЗАГС есть банковские терминалы для оплаты услуг картой, поэтому желательно иметь ее с собой. Если банковской карты нет, сотрудник ЗАГСа выдаст квитанцию с реквизитами для оплаты в банке.

* По состоянию на 2022 год в ЗАГСах хранятся документы с 1945-1946 гг. до наших дней, то есть те, с момента создания которых прошло менее 75 лет. Если с момента создания документов прошло больше 75 лет, они уже должны быть переданы в архивы областей и архив города Киева.